Dokumentation für Betrieb und Planung

SecPlaner hebt sich durch drei grundlegende technologische Innovationen vom Markt ab, die den operativen Planungsalltag revolutionieren:

1. KI-Schichtzuweisung & Smart Scoring: Bei der Besetzung offener Schichten berechnet das System in Echtzeit einen passgenauen Kompatibilitäts-Score (0-100%) für jeden Mitarbeiter. Dabei fließen Qualifikationen, Tariftabellen, Arbeitszeitkonten, Wunschzeiten und faire Verteilungsschlüssel automatisch ein.

1. Zentraler Override-Workflow: Wenn Disponenten Warnungen (z.B. Ruhezeitverletzungen) bewusst überschreiben müssen, wird dies nicht blockiert, sondern als nachvollziehbare 'Ausnahme' (Override) mit Pflichtbegründung in ein Revisionsprotokoll eingetragen. Administratoren behalten in der Freigabe-Queue die volle Kontrolle.

1. Resilience Offline Sync: Schichtplanänderungen und Zeiterfassungen sind offlinefähig. Bei instabiler Mobilfunkverbindung auf Außenposten arbeitet das System lokal im Browser-Cache weiter und synchronisiert die Datenkonflikte intelligent, sobald wieder Netzempfang besteht.

Das Berechtigungskonzept folgt dem Least-Privilege-Prinzip zur Einhaltung strenger DSGVO- und Sicherheitsrichtlinien. Jede Rolle sieht ausschließlich die Daten, die für ihre operative Tätigkeit zwingend erforderlich sind:

• Administrator: Vollzugriff auf Systemkonfiguration, Globales Rollenmodell, Schnittstellen (Exporte), Sicherheits-Logs, Revisions-Freigaben und Stammdaten aller Niederlassungen und Mandanten.
• Disponent / Manager: Operative Steuerung der Schichtplanung, Freigabe von Timesheets, Erfassung von Krankmeldungen/Abwesenheiten und Einsicht in Mitarbeiter-Stammdaten zugewiesener Objekte.
• Sicherheitskraft / Mitarbeiter: Zugriff via Web-App auf den eigenen, freigegebenen Dienstplan, persönliches Zeitkonto (Soll/Ist), Abwesenheitsanträge (Urlaub/Krankheit) und Schicht-Tauschanfragen.

SecPlaner läuft als hochmoderne, cloudbasierte Web-Applikation und erfordert keinerlei lokale Server-Installationen.

• Desktop (Disponenten/Admins): Aktueller Webbrowser mit JavaScript- und Cookie-Freigabe. Empfohlen sind Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Apple Safari ab Version 16. Bildschirmauflösung von mindestens 1280x820 Pixeln empfohlen.
• Mobile App (Sicherheitskräfte): Läuft als Progressive Web App (PWA) auf iOS (Safari) und Android (Chrome). PWA kann direkt über die Funktion 'Zum Home-Bildschirm hinzufügen' als vollwertige App installiert werden.
• Konnektivität: Internetverbindung über LTE/5G oder Breitband. Der Offline-Modus speichert bis zu 500 Transaktionen lokal und benötigt zur Re-Synchronisation temporären Internetempfang.

Der Onboarding-Prozess für Administratoren gliedert sich in fünf logische Phasen, um eine saubere Datenstruktur von Anfang an zu garantieren:

1. Mandanteneinrichtung & Arbeitgeber: Hinterlegen Sie unter 'Verwaltung > Arbeitgeber' Ihre Firmenstammdaten und weisen Sie die jeweiligen Niederlassungen oder rechtlichen Einheiten zu.
2. Globale Stammdaten importieren: Legen Sie Feiertage, Standard-Zuschläge und Standorte an.
3. Systemparameter festlegen: Konfigurieren Sie unter 'Sicherheit' die Richtlinien für Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA/Passkeys) und die Standard-Ruhezeiten (Vorgabe: 11 Stunden laut ArbZG).

Empfehlung: Führen Sie das Go-live in Phasen durch. Starten Sie im ersten Monat mit einer Pilot-Niederlassung, um Disponenten an die automatisierte Planungslogik zu gewöhnen.

Die Benutzeroberfläche von SecPlaner ist nach Arbeitsbereichen strukturiert, um minimale Klickwege zu garantieren. Verwenden Sie diese Übersicht als 'Wo-klicke-ich-für-was'-Referenz im operativen Alltag. Die Menüstruktur gliedert sich wie oben visualisiert in Dashboard, Zentrale, Schichtplanung, Personal, Verwaltung, Auswertungen und die Offline-Konfliktverwaltung.

Die Qualität der automatisierten Schichtzuweisung hängt zu 100% von der Akribie der Stammdaten ab.

• Mitarbeiterprofile: Jedes Profil muss ein klares Beschäftigungsmodell (z.B. Vollzeit 160 Std., Minijob 538€), die SOL-Stunden pro Monat, verknüpfte Qualifikationen mit Ablaufdaten sowie die tageweise Verfügbarkeit (Tag/Nacht) enthalten.
• Objekte & Einsatzorte: Objekte repräsentieren Ihre Kundenaufträge. Jedem Objekt werden Standorte, Ansprechpartner, Rechnungsdaten und die freigegebenen Mitarbeiter (Objekt-Pools) zugewiesen.
• Schichtarten: Definieren Sie hier wiederkehrende Zeitfenster (z.B. 'Tagdienst Pforte 06:00 - 18:00'), automatische Pausenabzüge und die geforderten Mindestqualifikationen.

Um Fehlbesetzungen und Überplanungen im Tagesgeschäft zu vermeiden, folgt jede Schichtbesetzung dem standardisierten SecPlaner-Planungsfluss:

1. Bedarfsprüfung: Das System prüft die Schichtanforderungen (Qualifikationen, Anzugsordnung, Objektfreigaben).
2. KI-Matching & Vorschlagsliste: Ein Klick öffnet die Zuweisungsliste. Die kompatibelsten Mitarbeiter stehen oben, sortiert nach dem aktuellen Score.
3. Warnungsanalyse: Werden Konflikte (z.B. Ruhezeitkonflikt oder drohende Überstunden) angezeigt?
4. Entscheidung: Zuweisung durchführen oder bei kritischem Bedarf einen begründeten 'Override' auslösen.
5. Push-Notification: Nach dem Speichern erhält der Mitarbeiter die Schichtänderung in Echtzeit auf seine App.

Die Kalenderansicht ist das Herzstück der Disposition. Sie bietet Wochen- und Monatsansichten auf Objekt- und Mitarbeiterbasis.

Das integrierte Auto-Planning-Modul unterstützt Disponenten durch automatische Massenzuweisung. Dabei werden offene Schichten einer ganzen Woche analysiert und dem am besten bewerteten Mitarbeiter zugewiesen, der keine Konflikte aufweist. Disponenten können die Priorisierung der KI-Gewichtung jederzeit über Schieberegler im Planungsfenster anpassen (z.B. Priorität auf Kostenersparnis vs. gleichmäßige Verteilung/Fairness).

Tritt eine Abwesenheit (z.B. Krankheit, Urlaub oder Schulung) ein, sperrt SecPlaner den Mitarbeiter sofort für den betroffenen Zeitraum.

• Automatische Konflikterkennung: Bereits zugewiesene Schichten leuchten im Kalender augenblicklich rot auf und werden in die Queue 'Zu prüfen' verschoben.
• Interessen & Bewerbungen: Mitarbeiter können in ihrer App Interesse an offenen Schichten bekunden. Der Disponent sieht diese Bewerber mit einem Stern markiert ganz oben in der Vorschlagsliste.
• Schichttausch-Workflow: Mitarbeiter können Schichten untereinander zum Tausch anbieten. Erst nach Freigabe durch den Disponenten wird der Tausch im Dienstplan aktiv geschrieben.

SecPlaner schützt Ihr Unternehmen vor Bußgeldern und Haftungsrisiken durch die lückenlose Überwachung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG):

• Ruhezeit-Wächter: Warnt, wenn zwischen dem Ende des letzten Dienstes und dem Beginn des neuen Einsatzes weniger als 11 Stunden liegen.
• Höchstarbeitszeit-Wächter: Verhindert Planungen von mehr als 10 Stunden reiner Arbeitszeit pro Werktag (bzw. regelt den Ausgleichszeitraum).
• Override-Verfahren: Sollte eine Ausnahme unumgänglich sein (z.B. Notbesetzung bei Objektschutz nach Einbruch), muss der Disponent eine schriftliche Begründung hinterlegen. Administratoren können diese Ausnahmen im wöchentlichen Audit einsehen und freigeben.

Die SecPlaner Playbooks bieten Ihnen präzise Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die vier häufigsten administrativen und planerischen Workflows im System.

Durch das strukturierte Abarbeiten dieser Workflows minimieren Sie Planungsfehler, gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und nutzen das volle Potenzial der automatisierten KI-Vorschläge. Verwenden Sie den interaktiven Playbook-Fortschritts-Check unten, um Ihre Schritte live zu protokollieren und zu verifizieren.

Die Zeiterfassung schließt die Lücke zwischen Planung und Abrechnung. Sicherheitskräfte stempeln ihre Zeiten direkt via PWA-App am Objekt (GPS-gestützte Geofencing-Prüfung verhindert Fehlstempelungen).

Disponenten vergleichen in der Zentrale ('Zeiterfassung prüfen') die Planzeit mit der Ist-Zeit. Abweichungen, die über eine konfigurierbare Toleranzgrenze (z.B. 15 Minuten) hinausgehen, müssen manuell bestätigt oder korrigiert werden. Freigegebene Zeiten fließen als 'genehmigte Timesheets' direkt in die Monatsauswertung ein.

Die Lohnvorbereitung berechnet automatisch alle zuschlagspflichtigen Stunden auf Basis der genehmigten Timesheets und der tariflichen Vereinbarungen:

• Nachtarbeitszuschläge (z.B. 23:00 - 06:00 Uhr)
• Sonntags- und Feiertagszuschläge
• Mehrarbeitszuschläge (Überstunden) bei Überschreitung des monatlichen SOL-Solls.

Das System bereitet diese Daten mandanten- und mitarbeiterbezogen auf, sodass die Lohnabrechnung mit wenigen Klicks geprüft und als fertige Importdatei (z.B. für DATEV Lodas oder Lohn und Gehalt) exportiert werden kann.

SecPlaner stellt leistungsstarke Auswertungen für die wirtschaftliche Steuerung Ihres Sicherheitsdienstes bereit:

• Leistungsnachweis (Kunden-Report): Lückenloser Nachweis für Ihre Auftraggeber über tatsächlich besetzte Stunden am Objekt (PDF-Export inklusive Unterschriftsfeld).
• Objekt-Controlling: Gegenüberstellung von geplanten/geleisteten Stunden, Soll-Umsatz und kalkulierten Lohnkosten zur Ermittlung der Netto-Marge pro Objekt.
• Stundenübersichten: Detaillierte Kontenübersichten pro Mitarbeiter zur Kontrolle von Überstunden- und Urlaubsrückstellungen.

{
  "clientId": "sec_client_d9102",
  "billingPeriod": "2026-05",
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  "exportFormat": "JSON_DETAILED",
  "filters": {
    "minApprovalState": "APPROVED_LOHN",
    "complianceCheckedOnly": true
  }
}

Die Mitarbeiter-App ist als leichtgewichtige, mobile Web-Applikation (PWA) optimiert. Sie fokussiert sich auf die wesentlichen Self-Service-Prozesse, um die Kommunikation zwischen Disposition und Sicherheitskraft zu digitalisieren:

• Mein Dienstplan: Kalenderansicht mit allen zugewiesenen Schichten, Objekt-Details und hinterlegten Anzugsordnungen.
• Digitale Stempelkarte: Starten, Pausieren und Beenden von Schichten mit GPS-Kopplung.
• Antragswesen: Mobiles Einreichen von Urlaubsanträgen und Einpflegen von Sperrzeiten oder Verfügbarkeiten.
• Dokumenten-Box: Einsicht in die monatlichen Arbeitszeitnachweise und Stundenzettel.

Der Schutz sensibler Personaldaten und die Manipulationssicherheit der Planungsdaten haben oberste Priorität. SecPlaner setzt daher auf modernste Sicherheitsarchitekturen:

• Biometrisches Passkey-Login: Ersetzt unsichere Passwörter durch kryptografische Schlüsselpaare unter Verwendung der Hardware-Biometrie (FaceID, TouchID oder Windows Hello). Absolut phishing-resistent!
• Sicheres Session-Handling: Automatische Abmeldung (Idle-Timeout) nach 30 Minuten Inaktivität auf Admin-Ebene.
• Manipulationssicheres Audit-Log: Jede Zuweisung, jede Freigabe und jeder Override-Eintrag wird unveränderbar mit Zeitstempel, Benutzer-ID und IP-Adresse protokolliert.

SecPlaner unterstützt den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens durch integrierte DSGVO-Betriebsfunktionen:

1. Automatisches Löschkonzept: Konfigurieren Sie Fristen, nach denen archivierte Mitarbeiterprofile und historische Zeiterfassungsdaten endgültig anonymisiert oder gelöscht werden (z.B. Löschung von Bewerberdaten nach 6 Monaten).
2. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Generieren Sie mit einem Klick einen vollständigen Datenexport über alle zu einer Person gespeicherten Datensätze (Stammdaten, Schichten, Timesheets).
3. Auftragsverarbeitung (AVV): Einbindung und vertragliche Absicherung nach Art. 28 DSGVO sind standardmäßig gewährleistet.

Um eine dauerhaft hohe Datenqualität und einen reibungslosen Betrieb zu sichern, empfehlen wir die Etablierung folgender operativer Standardprozeduren (SOP):

• Tages-Routine (Disponenten): Starten Sie den Tag mit dem Check des Dashboards. Klären Sie offene Krankmeldungen und besetzen Sie unterbesetzte Schichten mithilfe der KI-Vorschläge.
• Wochen-Routine (Disponenten): Bereinigen Sie alle Konflikte in der Queue 'Zu prüfen', genehmigen Sie die Zeiterfassungen der Vorwoche.
• Monats-Routine (Admins): Führen Sie den Monatsabschluss durch. Prüfen Sie die Lohnvorbereitung, exportieren Sie die Lohn-CSV und senden Sie die Leistungsnachweise an Ihre Kunden.

Für den seltenen Fall operativer Unregelmäßigkeiten bietet diese Matrix schnelle Abhilfe im Selbst-Support:

• Fehlerbild: Mitarbeiter wird in Vorschlagsliste nicht angezeigt.
• -> Ursache: Fehlende Qualifikation für diese Schichtart, keine Objektfreigabe oder eingetragener Urlaub.
• -> Lösung: Stammdaten des Mitarbeiters prüfen, temporäre Objektfreigabe erteilen oder Qualifikation aktualisieren.
• Fehlerbild: Synchronisations-Fehler (rotes Offline-Symbol).
• -> Ursache: Keine Internetverbindung oder Session abgelaufen.
• -> Lösung: Daten werden lokal gesichert. Arbeiten Sie normal weiter und laden Sie die Seite neu, sobald wieder Empfang besteht.

Finden Sie schnelle Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen unserer Anwender zu Schichttausch, Feiertagen und der Offline-Stabilität von SecPlaner.

Das SecPlaner Fachwörterbuch definiert zentrale Begriffe wie SOL-Stunden, Mandant, Override, Timesheet und Geofencing für ein einheitliches Verständnis in Ihrem Unternehmen.