Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für SecPlaner-Angebote der SecBüro GmbH. Dazu gehören insbesondere secplaner.de, app.secplaner.de, die jeweiligen Kundenbereiche unter einer SecPlaner-Domain sowie die SecPlaner-Apps für mobile und stationäre Endgeräte.

Welche datenschutzrechtliche Rolle SecBüro einnimmt, hängt vom jeweiligen Vorgang ab:

Beschäftigte und andere Personen, deren Daten ein SecPlaner-Kunde in der Anwendung verarbeitet, wenden sich mit Datenschutzanfragen zu diesen Daten grundsätzlich zuerst an das Unternehmen, für das sie tätig sind. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Bearbeitung solcher Anfragen nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Verantwortlich für die in eigener Verantwortung durchgeführten Verarbeitungen ist:

Über diese Kontaktdaten können Sie auch Datenschutzanfragen und die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an uns richten. Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt.

Die technische Auslieferung erfolgt insbesondere über Netlify als Hosting-, CDN- und Serverless-Anbieter. Sicherheits- und Zugriffsprotokolle werden nicht zur Erstellung von Werbeprofilen verwendet.

Die geschäftliche Telefonnummer verwenden wir ausschließlich für Rückfragen zur Einrichtung und für Unterstützung während der laufenden Testphase. Sie wird nicht für themenfremde Telefonwerbung verwendet. Die Kontaktaufnahme ist Teil der persönlich begleiteten, von Ihnen angeforderten Testphase.

Ein Kundenbereich wird erst nach Abschluss des vorgesehenen Test- oder Bestellprozesses angelegt. Nicht abgeschlossene Registrierungen werden nach Ablauf des hierfür vorgesehenen technischen Zeitfensters als abgelaufen markiert und anschließend gelöscht, soweit keine Sicherheits- oder Nachweisgründe eine begrenzte weitere Aufbewahrung erfordern.

Bei einer Testphase mit anschließendem Abonnement werden Paket, Laufzeit und Zahlungsart vor Beginn der Testphase festgelegt. Die Testphase und der Übergang in das Abonnement richten sich nach den im Checkout angezeigten Bedingungen und unseren AGB.

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten teilweise als unser Dienstleister und teilweise in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung, insbesondere soweit Stripe gesetzliche Zahlungs-, Sicherheits- oder Compliancepflichten erfüllt. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Das Supportformular wird über Netlify Forms bereitgestellt. Bitte übermitteln Sie in Freitextfeldern nur Informationen, die zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind, und keine unnötigen Gesundheits-, Ausweis-, Zahlungs- oder sonstigen sensiblen Daten.

Transaktionale E-Mails werden über Resend versendet. Dauerhaft nicht zustellbare Adressen oder Beschwerden können in einer Sperrliste gespeichert werden, damit keine weiteren automatischen Versandversuche erfolgen. Wir versenden darüber keine Newsletter oder personalisierte Werbung.

Je nach gebuchten Funktionen können im Auftrag des Kunden insbesondere verarbeitet werden:

• Stamm-, Kontakt-, Beschäftigungs-, Vertrags- und Organisationsdaten,
• Schicht-, Einsatz-, Standort-, Pausen-, Verfügbarkeits- und Tauschanfragedaten,
• Arbeitszeiten, Korrekturen, Abwesenheiten und Angaben mit möglichem Gesundheitsbezug,
• Qualifikationen, Schulungen, Stundensätze, Lohnvorbereitung und Abrechnungsdaten,
• Wachbuch-, Ereignis-, Übergabe- und BV-Berichte einschließlich Anhängen,
• geplante Kontrollrunden, Kontrollpunkte, punktuelle QR-/NFC-Bestätigungen, Abweichungen und Prüfvermerke,
• Auftraggeber-, Objekt-, Nachunternehmer- und sonstige betriebliche Stammdaten,
• Portalzugänge und vom Kunden ausdrücklich freigegebene, versionierte Leistungs-, Zeit-, Kontroll- und Wachbuchnachweise,
• Kommunikations-, Push-, Offline- und Synchronisationsdaten sowie technische Protokolle.

Das Auftraggeberportal übernimmt keine Live-Daten aus Planung, Wachbuch, Zeiterfassung oder Kontrollen. Sichtbar wird ausschließlich eine vom Kunden bewusst veröffentlichte Version. Wachbuchmeldungen und Anhänge müssen einzeln ausgewählt werden; Standort-, Geräte-, Signatur- und interne Prüfdaten werden nicht freigegeben. Portalnutzer finden den jeweils aktuellen Datenschutzhinweis direkt an der Anmeldung.

Soweit dabei besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsangaben, verarbeitet werden, muss der Kunde eine geeignete Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO sicherstellen und angemessene Zugriffs- und Löschregeln festlegen. Die Einzelheiten der weisungsgebundenen Verarbeitung ergeben sich aus dem AVV.

Zur Verwaltung von Administrator- und Mitarbeiterkonten verarbeiten wir insbesondere Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen, Login-Kennungen, Rollen, Berechtigungen, Passwort- und PIN-Hashes, Session- und Invalidierungsdaten sowie Anmeldezeitpunkte. Passwörter und PINs werden nicht im Klartext gespeichert.

Bei Passkeys speichern wir ausschließlich technische Credential-Metadaten. Eine auf dem Gerät verwendete Biometrie – etwa Fingerabdruck oder Gesichtserkennung – verbleibt beim Betriebssystem oder Gerät und wird nicht an SecPlaner übertragen.

Für Gerätefreigabe, Sitzungswiderruf, Zwei-Faktor-Bestätigung, Missbrauchs- und Angriffserkennung können Geräte-/Browserkennungen, IP-Adressen, Zeitpunkte, Fehlversuche, Sicherheitsstatus und Audit-Ereignisse verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die sichere Vertragserfüllung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz von Konten, Mandantendaten und unserer Infrastruktur.

Portalnutzer melden sich ohne Passwort mit einem zeitlich begrenzten sechsstelligen Einmalcode an. Der Code wird ausschließlich als Hash gespeichert, ist zehn Minuten gültig, nur einmal verwendbar und nach fünf Fehlversuchen gesperrt. Portalsitzungen sind vom Admin- und Mitarbeiterzugang getrennt und werden bei Deaktivierung des Portalzugangs sofort widerrufen.

SecPlaner verwendet nur technisch erforderliche Cookies und Speichertechnologien:

• Session- und Sicherheitscookies: für Anmeldung, Sitzungsschutz, Checkout-Kontext und sicherheitsrelevante Zustände.
• Locale- und Oberflächenpräferenzen: für Sprache, Darstellung und vom Nutzer gewählte Ansichten.
• Lokale Offline-Daten: für ausdrücklich offline bereitgestellte Schichten, Kontrollrunden, noch nicht synchronisierte signierte Nachweise, Mitarbeiterdaten und Arbeitsvorgänge in Browser oder App.

Der Zugriff auf das Endgerät und die Speicherung technisch erforderlicher Informationen erfolgen nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung stützt sich je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Offline-Daten sind an den jeweiligen Mandanten und Nutzer gebunden und werden bei Abmeldung beziehungsweise sicherheitsbedingtem Mandantenwechsel zur Löschung vorgesehen. Eine blockierte Datenbanklöschung kann einen erneuten Bereinigungsversuch erforderlich machen.

Wir setzen in SecPlaner keine Werbe-Tracking-Cookies ein und erstellen keine werblichen Nutzerprofile.

Wenn Push-Benachrichtigungen aktiviert werden, verarbeiten wir ein gerätebezogenes Push-Token, Plattform, App-Version, Registrierungs- und Aktualisierungszeitpunkte sowie den Status des Geräts. Die Zustellung erfolgt über Firebase Cloud Messaging und auf Apple-Geräten zusätzlich über den Apple Push Notification Service.

Push-Mitteilungen können etwa über neue oder geänderte Schichten, Anträge, Tauschanfragen und sicherheitsrelevante Vorgänge informieren. Die Aktivierung ist freiwillig und kann in der App oder in den Betriebssystemeinstellungen widerrufen werden. Push-Tokens werden nicht für Werbung oder anbieterübergreifendes Tracking genutzt.

Hinweise zu Kontrollrunden enthalten auf dem Sperrbildschirm keine exakten Koordinaten oder ausführlichen Vorfallbeschreibungen. Sie sind betriebliche Hinweise und keine garantierten Sicherheitsalarme.

Wenn ein Kunde die optionale Adresshilfe aktiviert, werden erst ab einer bewussten Eingabe von mindestens vier Zeichen der Suchtext und ein technisch zufälliges Sitzungstoken an Google Maps Platform übermittelt. Nach Auswahl werden die normalisierten Adressbestandteile verarbeitet; nur bei Objekten zusätzlich Place-ID, Koordinaten und eine Kartenvorschau. Die Adresshilfe ist freiwillig, eine manuelle Eingabe bleibt möglich. Beim Ein- oder Ausstempeln erfolgt keine Anfrage an Google.

Ein SecPlaner-Kunde kann für bestimmte Stempelvorgänge und für das optionale Modul „Kontrollen“ eine punktuelle Standorterfassung aktivieren. Dabei können Koordinaten, Genauigkeit, Erfassungszeit und technische Angaben verarbeitet werden, um die Entfernung zum Einsatzort oder Kontrollpunkt zu prüfen.

• Die Erfassung erfolgt nur beim konkreten Ein-/Ausstempeln oder beim Bestätigen eines Kontrollpunkts.
• SecPlaner erstellt kein fortlaufendes Bewegungsprofil.
• Der Browser oder das Betriebssystem verlangt zuvor eine Gerätefreigabe.
• Der Kunde muss die arbeits- und datenschutzrechtliche Zulässigkeit sicherstellen.

Die technische Gerätefreigabe ist nicht automatisch die alleinige datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage. Verantwortlich für Rechtsgrundlage, Information der Beschäftigten, Verhältnismäßigkeit und Löschfrist ist der jeweilige Kunde. SecBüro verarbeitet Standortdaten in diesem Zusammenhang als Auftragsverarbeiter.

Bei Kontrollen können zusätzlich QR- oder NFC-Kennung, veröffentlichter Kontrollplan, Mitarbeiterzuweisung, Zeitpunkt, freigegebenes Gerät, Signatur- und Geräteintegritätsurteil, Synchronisationsstatus sowie ein optionaler Vorfallbezug verarbeitet werden. Biometrische Merkmale verbleiben auf dem Gerät. Ein Kontrollscan erzeugt keine Arbeitszeit und keinen Wachbucheintrag; ein Wachbucheintrag entsteht nur durch eine bewusste Vorfallmeldung. Die Funktion ist kein Personen-Notsignal-, Notruf- oder Alleinarbeiterschutzsystem.

Zur Erkennung technischer Fehler und zur Stabilisierung der Anwendungen kann Sentry eingesetzt werden. Dabei können Fehlerzeitpunkt, betroffene Funktion, technische Geräte-, Browser- und App-Informationen, gekürzte oder pseudonymisierte Nutzer- und Mandantenbezüge sowie zur Fehleranalyse erforderliche Diagnosedaten verarbeitet werden. Inhalte und personenbezogene Fachdaten sollen nicht gezielt in Fehlerberichte aufgenommen werden.

Session Replay und allgemeines Performance-Tracing sind deaktiviert. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Fehlerbehebung, IT-Sicherheit und zuverlässigen Bereitstellung von SecPlaner.

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für einen beschriebenen Zweck erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder anderweitig datenschutzrechtlich erlaubt ist. Je nach Funktion kommen insbesondere folgende Anbieter zum Einsatz:

Hinzu kommen berechtigte interne Stellen, steuerliche und rechtliche Berater sowie Behörden, Gerichte oder sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Nicht jeder Anbieter handelt in jeder Situation ausschließlich als Auftragsverarbeiter. Zahlungs-, Plattform- oder Kommunikationsanbieter können für gesetzlich oder technisch eigenständig bestimmte Vorgänge selbst verantwortlich sein. Soweit ein Anbieter für uns als Auftragsverarbeiter handelt, besteht eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO.

Wir bevorzugen eine Verarbeitung in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum. Einige Anbieter oder deren Unterauftragnehmer haben jedoch ihren Sitz in den USA, im Vereinigten Königreich oder in anderen Staaten außerhalb des EWR.

Eine Übermittlung erfolgt nur bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission – etwa des EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte US-Anbieter – oder von EU-Standardvertragsklauseln und erforderlichen ergänzenden Schutzmaßnahmen. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss.

Angaben zur vorgesehenen Region und zu den eingesetzten Garantien finden Sie in der vorstehenden Anbieterliste. Weitere Informationen können Sie über die in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten anfordern.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche, vertragliche beziehungsweise nachweisbezogene Gründe eine weitere Aufbewahrung erfordern. Maßgeblich sind insbesondere folgende Kriterien:

Nach Wegfall des Zwecks werden Daten gelöscht, anonymisiert oder – soweit eine Aufbewahrungspflicht fortbesteht – für die weitere Verarbeitung gesperrt.

Soweit SecBüro für eine Verarbeitung verantwortlich ist, haben betroffene Personen nach den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Für Rechte zu Daten, die Ihr Arbeitgeber oder ein anderes Unternehmen in SecPlaner verarbeitet, wenden Sie sich bitte zunächst an dieses Unternehmen. Für eigene Verarbeitungen erreichen Sie uns unter info@secplaner.de. Wir können zur Vermeidung einer unberechtigten Offenlegung einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für SecBüro zuständige Behörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de. Sie können sich auch an eine andere für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

SecPlaner kann Planungsoptionen berechnen, Konflikte kennzeichnen und Vorschläge für die Besetzung von Schichten erstellen. Die Freigabe und betriebliche Entscheidung verbleiben bei den autorisierten Personen des Kunden. SecBüro trifft im Rahmen dieser Funktionen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Für Registrierung, Vertrag, Abrechnung und sichere Anmeldung sind die als erforderlich gekennzeichneten Daten notwendig. Ohne diese Angaben können wir den gewünschten Test, Vertrag, Zahlungsvorgang oder Benutzerzugang nicht bereitstellen. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, sichere Passwort-Hashverfahren, Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffsrechte, Mehrfaktor- und Passkey-Unterstützung, Sitzungswiderruf, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, Wiederherstellungs- und Löschverfahren sowie die regelmäßige Überprüfung unserer Schutzmaßnahmen.

Ausführlichere Angaben für Kunden enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich TOMs.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, eingesetzte Dienste oder Verarbeitungsvorgänge wesentlich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung und ihr Stand sind auf dieser Seite abrufbar. Soweit eine Änderung eine erneute Information oder andere Mitwirkung erfordert, informieren wir betroffene Kunden und Nutzer auf geeignetem Weg.