Nutzungsbedingungen

(1) Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Software SecPlaner durch den Anwender. Sie gelten für alle Nutzer unabhängig von ihrer Rolle (Administrator, Disponent, Mitarbeiter).

(2) SecPlaner ist eine Software zur Unterstützung der Personalplanung und -verwaltung, insbesondere konzipiert für Unternehmen der Sicherheitsbranche. Die Software bietet Werkzeuge zur:

• Erstellung und Verwaltung von Schicht- und Einsatzplänen
• Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten und Qualifikationen
• Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaub
• Dokumentation von Qualifikationen und Gültigkeiten
• Erstellung von Auswertungen, Berichten und Nachweisen
• Erkennung von Planungskonflikten und Hinweisen
• Automatische Planungsvorschläge und Scores
• Zugangssicherung durch Passkeys & Audit-Protokolle

(3) Die Nutzung der Software setzt die Akzeptanz dieser Nutzungsbedingungen sowie der Allgemeinen Geschäftsbedingungen voraus.

(1) Die Software unterstützt bei der Planung, ersetzt jedoch nicht die Verantwortung des Nutzers. Der Nutzer trägt die alleinige Verantwortung für:

(1) Die Software ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Qualifikationen wie:

• Sachkundeprüfung nach § 34a GewO
• Unterrichtung nach § 34a GewO
• Waffensachkunde
• Erste-Hilfe-Ausbildung
• Brandschutzhelfer-Ausbildung
• Weitere branchenspezifische Qualifikationen

(2) Die Eintragung einer Qualifikation in der Software ersetzt nicht den Nachweis durch entsprechende Originalzertifikate. Der Nutzer ist verpflichtet, die Richtigkeit der eingetragenen Qualifikationen anhand der Originaldokumente zu prüfen.

(3) Hinweise der Software zu ablaufenden Qualifikationen sind als Unterstützung zu verstehen. Die fristgerechte Erneuerung obliegt dem Nutzer.

(4) Der Nutzer trägt die Verantwortung dafür, dass nur Mitarbeiter mit den erforderlichen und gültigen Qualifikationen für entsprechende Tätigkeiten eingeplant werden.

(1) Die Software bietet Funktionen zur Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten. Diese Funktionen dienen der Unterstützung bei der Erfüllung der Dokumentationspflichten nach § 16 Abs. 2 ArbZG.

(2) Der Nutzer ist verantwortlich für:

• Die korrekte Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Die Dokumentation von Pausenzeiten
• Die Aufbewahrung der Arbeitszeitdokumentation für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer (mindestens 2 Jahre)
• Die Bereitstellung der Dokumentation für behördliche Prüfungen

(3) Die Software kann Hinweise auf potenzielle Verstöße gegen Arbeitszeitvorschriften geben. Diese Hinweise entbinden den Nutzer nicht von der Pflicht zur eigenständigen Prüfung.

(1) Bei der Einsatzplanung für Bewachungstätigkeiten ist der Nutzer verantwortlich für:

• Die Zuordnung von Mitarbeitern mit den erforderlichen Qualifikationen zu den jeweiligen Objekten und Tätigkeiten
• Die Einhaltung objektspezifischer Anforderungen des Auftraggebers
• Die Berücksichtigung von Mindestbesetzungen
• Die Sicherstellung der Erreichbarkeit und Kommunikation

(2) Die Software kann bei der Planung unterstützen, ersetzt jedoch nicht die fachliche Beurteilung des Nutzers hinsichtlich der Eignung eines Mitarbeiters für einen bestimmten Einsatz.

(3) Besondere Tätigkeiten (z.B. Veranstaltungsschutz, Geld- und Werttransport, Schutz kritischer Infrastruktur) unterliegen zusätzlichen rechtlichen Anforderungen, deren Einhaltung ausschließlich der Nutzer verantwortet.

(1) Die Software kann Hinweise auf potenzielle Konflikte oder Probleme geben, darunter:

• Überschreitung von Höchstarbeitszeiten
• Unterschreitung von Ruhezeiten
• Ablaufende oder fehlende Qualifikationen
• Doppelbelegungen bei der Planung
• Unterschreitung von Mindestbesetzungen
• Planungsvorschläge & Score-Rangfolgen

(2) Diese Hinweise sind:

• Als Unterstützung gedacht, nicht als rechtsverbindliche Prüfung
• Nicht abschließend – weitere Vorschriften können relevant sein
• Vom Nutzer eigenständig zu bewerten und zu überprüfen
• Kein Ersatz für eine rechtliche oder fachliche Beratung
• Keine verbindliche Aussage über die arbeitsrechtliche Zulässigkeit eines konkreten Dienstplans

(3) Die Nichtanzeige eines Hinweises bedeutet nicht, dass keine rechtlichen Bedenken bestehen. Die Software kann nicht alle möglichen Konstellationen und individuellen Umstände erfassen.

(1) Die Software und ihre Funktionen stellen keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung und keine sonstige Fachberatung dar.

(2) Bei rechtlichen Fragen, insbesondere zu:

• Arbeitsrechtlichen Bestimmungen
• Gewerberechtlichen Anforderungen
• Tarifvertraglichen Regelungen
• Datenschutzrechtlichen Pflichten

wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt, Ihre Industrie- und Handelskammer oder die zuständige Behörde.

(3) Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Entscheidungen, die auf Basis der in der Software angezeigten Informationen getroffen werden.

(1) Der Nutzer ist verpflichtet:

• Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben
• PINs, Passkeys, Sessions und freigegebene Browser/Geräte ausschließlich personenbezogen zu nutzen
• Ein sicheres Passwort zu wählen und regelmäßig zu ändern
• Bei Verdacht auf unbefugten Zugriff dies unverzüglich dem Anbieter zu melden
• Nur berechtigten Personen Zugang zur Software zu gewähren
• Geräte, mit denen auf die Software zugegriffen wird, angemessen zu sichern

(2) Mitarbeiter dürfen nicht für andere Mitarbeiter ein- oder ausstempeln. Gerätefreigaben, Passkey-Bestätigungen und Sicherheitsprüfungen dienen der Missbrauchsprävention, ersetzen jedoch nicht die organisatorische Kontrolle durch den Arbeitgeber.

(3) Der Nutzer haftet für alle Aktivitäten, die unter seinen Zugangsdaten erfolgen, sofern er den Missbrauch nicht unverzüglich gemeldet hat.

(4) Der Administrator ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Verwaltung der Benutzerkonten, insbesondere für:

• Die Vergabe angemessener Berechtigungen
• Die Deaktivierung von Konten ausgeschiedener Mitarbeiter
• Die Überwachung verdächtiger Aktivitäten

(1) Bei der Nutzung der Software werden personenbezogene Daten verarbeitet. Der Nutzer ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich.

(2) Der Nutzer verpflichtet sich:

• Nur Daten einzugeben, deren Verarbeitung rechtmäßig ist
• Die datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber seinen Mitarbeitern zu erfüllen
• Erforderliche Einwilligungen einzuholen, soweit notwendig
• Die Datenschutzrechte der betroffenen Personen zu wahren
• Mitarbeiter transparent über GPS-Nutzung, Passkeys, Gerätebindung und Audit-Protokolle zu informieren

(3) Details zur Datenverarbeitung durch den Anbieter finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

(1) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die entstehen durch:

• Fehlerhafte oder unvollständige Dateneingaben durch den Nutzer
• Nichtbeachtung von Hinweisen und Warnungen der Software
• Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften durch den Nutzer
• Entscheidungen, die auf Basis der Software-Ausgaben getroffen wurden

(2) Die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, soweit nicht Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) betroffen sind.

(3) Im Falle der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software, kann jedoch keine ununterbrochene Verfügbarkeit garantieren.

(2) Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit angekündigt und in Zeiten geringer Nutzung durchgeführt.

(3) Support-Anfragen können über die in der Software angegebenen Kontaktmöglichkeiten gestellt werden.

(4) Der Nutzer ist verantwortlich für die regelmäßige Sicherung wichtiger Daten durch Nutzung der Exportfunktionen.

(1) Der Nutzer verpflichtet sich, die Software nicht zu verwenden für:

• Rechtswidrige Zwecke
• Die Umgehung gesetzlicher Vorschriften
• Die Verarbeitung von Daten, für die keine Rechtsgrundlage besteht
• Handlungen, die die Sicherheit oder Integrität der Software gefährden

(2) Bei Verstößen gegen diese Bestimmungen kann der Anbieter den Zugang zur Software einschränken oder sperren.

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern.

(2) Über wesentliche Änderungen werden die Nutzer rechtzeitig informiert, in der Regel mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten.

(3) Die fortgesetzte Nutzung der Software nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als Zustimmung zu den geänderten Nutzungsbedingungen.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

(3) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen ist Berlin, sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.